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Kanboard: Kategorien und automatische Aktionen

Kanban-Board CC-BY 2.0 flickr/otacke

In meiner Serie rund um das Allroundtalent Kanboard habe ich bereits einige Artikel zum Tool allgemein geschrieben. In diesem Artikel soll es um das Thema Kategorien und automatische Aktionen gehen. Zu allererst: warum mische ich Kategorien und automatische Aktionen in einen Artikel? Weil man mit beiden Dingen zusammen coole Sachen machen kann.

Was sind Kategorien in Kanboard?

Mit Kategorien kann ich ein Projekt / ein Board weiter segmentieren oder weiter aufteilen. Damit könnt Ihr beispielsweise Epics abbilden, welche aus mehreren Stories bestehen. Je nach Projekt habe ich verschiedene Kategorien:

  • Privates Board
    • Linux User Group
    • Versicherung
    • Computer
    • Sonstiges
  • Work-Board
    • Personalthemen
    • Je Projekt eine eigene Kategorie
    • Tagesgeschäft
  • Wishlist / Wunschliste
    • Bücher
    • Computer / Elektro
    • Musik
    • Geschenke
    • Filme
  • Blog
    • Allgemein
    • Technik, also alles was nicht direkt mit Beiträgen zu tun hat
    • Beiträge, manchmal sogar je WordPress-Kategorie eine Kanboard-Kategorie
  • Gutscheine
    • Essen gehen
    • Freizeit
    • Sonstiges

Das tolle an der Stelle ist dann, dass man über die Kategorien filtern kann. Dadurch verschwinden die ausgefilterten Tickets etwas im Hintergrund und man findet hoffentlich schnell was man sucht.

Kategorien-Filter in Kanboard

Kategorien-Filter in Kanboard

Kategorien anlegen und pflegen

Doch wie kann man Kategorien innerhalb von Kanboard verwenden? Da es sich um eine projektspezifische Einstellung handelt, kann man dies unter Projekte / Auswahl deines Projekts / Kategorien bearbeiten erreichen. Auf dem Folgebildschirm könnt Ihr dann Kategorien hinzufügen, bestehende Kategorien ändern oder auch löschen.

Neue Tickets mit Kategorie anlegen

Damit Ihr von den Vorteilen von Kategorien profitieren könnt, müsst Ihr natürlich bei der Anlage eine Kategorie mitgeben. Ohne diesen zusätzlichen Schritt bleiben Euch die Möglichkeiten verwehrt. Es gibt aber auch im Board einen Filter, der Euch Tickets ohne Kategorie-Zuordnung zeigt. Die 5 Minuten Aufwand lohnen sich allemal. Solltet Ihr noch nicht überzeugt sein, dann lest weiter und Ihr werdet merken, warum Kategorien Sinn machen.

Was kann man mit automatischen Aktionen in Kanboard anstellen?

In den Standardeinstellungen passiert in Kanboard erst mal relativ wenig automatisch. KISS-Prinzip eben. Mit automatischen Aktionen lassen sich aber einige (viele) Dinge automatisieren. Auch hier möchte ich wieder einen kleinen Einblick geben, was theoretisch möglich ist:

  • anhand einer Kategorie eine Farbe für das Ticket zuweisen (von mir genutzt, siehe unten)
  • wenn das Ticket auf die Spalte ‚Done‘ gezogen wird, Ticket automatisch schließen
  • wenn das Ticket auf die Spalte ‚muss getestet werden‘ gezogen wird, Ticket an User „Tester“ zuweisen
  • wenn ein Ticket in Bearbeitung genommen wird (identifiziert anhand der Spalte „Doing“) dann weise dem aktuellen Benutzer das Ticket zu
  • wenn ein Ticket in einem Projekt beendet wird, duplizieren wir das Ticket in ein anderes Projekt. Als Beispiel kann man ein Produktionsteam und ein Versandteam nennen. Sobald das Produktionsteam das Produkt hergestellt hat, wird das Ticket zum Versandteam transferiert und der Versandprozess angestoßen.
  • entgegen des Konzepts „Kategorie hat eine Farbe“ kann man auch das Konzept User hat eine Farbe wählen
  • Github-Issue wird geöffnet, geändert oder kommentiert: erzeugt automatisch auch einen Task in Kanboard

Ich nutze hauptsächlich die Möglichkeit eine definierte Farbe anhand einer Kategorie zuzuweisen. Bei einigen Projekten mit etwas mehr Traffic im Board auch noch die Aktion des Schließens beim Ziehen des Tickets auf die Spalte „Done“.

Wie kann ich einem Ticket eine Farbe anhand der Kategorie zuweisen?

Im oben erwähnten Projektmanagement hat man die Möglichkeit über „Automatische Aktionen“ in die Definition und Anzeige von automatischen Aktionen einzusteigen. Bei „neue Aktion anlegen“ wählt Ihr „eine Farbe anhand der Kategorie zuweisen“ und drückt auf nächsten Schritt. Das Event „bei Taskerstellung bzw. Modifikation“ ist schon vorgeblendet. Bei anderen Aktionen gibt es hier mehrere Auswahlwerte. Diesen Schritt könnt Ihr ebenfalls bestätigen. Nun habt Ihr die Möglichkeit eine Farbe und eine Kategorie auszuwählen. Abschließend drückt Ihr speichern und schon habt Ihr Eure erste automatische Aktion angelegt. Die Änderung zieht, wie im Event ausgewählt, bei neuen Tasks oder wenn bestehende Tasks geändert werden.

Wie kann ich Tickets beim Ziehen auf eine Spalte automatisch schließen?

Der zweite Anwendungsfall den ich Euch beschreiben möchte ist, dass ein Ticket automatisch geschlossen wird, sobald es auf die Spalte ‚Done‘ (oder was für einen Namen auch immer) gezogen wird. Die Aktion auf dem Einstiegsbildschirm ist „Task schließen“. Das auszuwählende Event ist an der Stelle „Verschiebe einen Task zu einer anderen Spalte“. Als Spalte wählt Ihr dann Euren Favoriten aus und drückt speichern. Schon werden Tickets beim Verschieben auf die ausgewählte Spalte geschlossen. Ihr spart Euch dadurch 1 bis 2 manuelle Klicks.

Verfügbare Aktionen

Folgende Aktionen (von mir ins deutsche aus der Kanboard-Dokumentation übersetzt) sind in Kanboard vorhanden:

  • Task schließen
  • Task einem bestimmten Benutzer oder dem aktuellen Benutzer zuweisen
  • Task in anderes Projekt verschieben oder auch duplizieren
  • Farbe anhand eines Benutzers oder einer Kategorie zuweisen
  • Kategorie anhand einer Farbe zuweisen
  • Task mithilfe eines externen Anbieters erstellen (aktuell glaube ich nur Github?!) oder auch kommentieren
  • Bearbeiter anhand eines externen Benutzernamens oder Labels zuweisen

Verfügbare Events

Anhand der folgenden Events könnt Ihr die oben genannten Aktionen starten bzw. durchführen. Auch hier habe ich wieder die Kanboard-Dokumentation ins Deutsche übersetzt.

  • Task wird zu einer anderen Spalte verschoben oder die Position innerhalb der Spalte wird geändert
  • Task-Änderung
  • Task-Erstellung
  • Task-Erstellung ODER -Änderung
  • Wiedereröffnen eines geschlossenen Tasks
  • Schließen eines Tickets
  • Änderung des Bearbeiters
  • Github
    • Commit erhalten
    • Issue geöffnet / geschlossen / wiedergeöffnet / kommentiert
    • Issue Bearbeiter geändert
    • Issue Label geändert

Fazit

Mit den automatischen Aktionen hat man erhebliche Möglichkeiten Tätigkeiten in Kanboard zu automatisieren. Somit kann man den Benutzerkomfort anheben und Klicks einsparen. Mit den Kategorien entsteht eine weitere Segmentierung / Unterteilung von Projekten bzw. Boards. So lassen sich auch größere Projekte übersichtlich gestalten.

Weitere Artikel in dieser Serie

In meiner Artikelserie rund um Kanboard werde ich Euch Kanboard etwas näher bringen.

 

Übersicht aller Artikel.

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Beitragsbild: Kanban-Board CC-BY 2.0 flickr/otacke

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